10 suggerimenti di esperti per l’utilizzo di Microsoft Teams per la tua piccola impresa

Microsoft Teams è uno strumento di comunicazione all’interno di Office 365 che offre alle piccole imprese un modo semplice per comunicare e collaborare con i dipendenti. Per coloro che non hanno usato i team di Microsoft, può aiutare a ottenere alcuni preziosi consigli e approfondimenti da parte degli esperti al fine di sfruttarlo al meglio. “Microsoft Teams Tips

Simona Millham è un trainer certificato Microsoft e un allenatore per la piattaforma di apprendimento IT CBT Nugget. Ha condiviso alcuni preziosi consigli per sfruttare al meglio i team Microsoft per le piccole imprese in un’intervista via e-mail con le tendenze delle piccole imprese.

Riduci al minimo le comunicazioni e-mail

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Uno dei maggiori vantaggi dei team Microsoft è che consente alle aziende di mantenere tutte le loro comunicazioni organizzate in un unico posto, piuttosto che fare affidamento su una lunga e-mail Catene che possono facilmente perdersi nello shuffle. Quindi, se hai intenzione di sfruttare al meglio i team Microsoft, usalo anziché, non in aggiunta a, e-mail per le comunicazioni interne.

, dice Millham, “se qualcuno invia un’e-mail al team ponendo una domanda relativamente banale e tutti rispondono, che genera molta e-mail. Le conversazioni sono al centro delle squadre, rendendola facile Per vedere i thread a colpo d’occhio e rispondi rapidamente ove pertinente.

Conversa con le conversazioni con i nuovi membri del team

Microsoft Teams può anche semplificare l’onboarding di nuovi dipendenti. Quando si crea un nuovo noleggio o aggiungi un membro del team esistente a un nuovo progetto, puoi condividere conversazioni da quel thread o un progetto con loro in modo che possano recuperare facilmente, piuttosto che inoltrarle numerose e-mail o consegnarli documenti ingombranti.

Stick con alcuni gruppi

Microsoft Teams ti consente di designare gruppi diversi all’interno della tua organizzazione in modo da poter mantenere le conversazioni con i membri del team pertinenti. Ma non esagerare creando gruppi per ogni possibile combinazione di dipendenti immediatamente. Considera chi lavora insieme su progetti più spesso e crea solo quei gruppi che hanno senso per non sopraffare tutti con tonnellate di opzioni. Puoi sempre aggiungerne altri più tardi.

Hai un obiettivo per ogni gruppo

Se stai lottando per determinare con quali gruppi iniziare, considera ciò che vuoi ottenere per ogni gruppo. Ad esempio, potresti voler un gruppo solo per la gestione di alto livello, a cui ti rivolgeresti quando prendi grandi decisioni strategiche. Ma potresti anche desiderare gruppi solo per scopi specifici come il supporto IT e il social media marketing.

Aggiungi gruppi mentre vai

Da lì, puoi sempre aggiungere gruppi come progetti specifici che li richiedono. Supponi di avere un progetto speciale per il cliente che coinvolge persone di diversi dipartimenti che normalmente non lavorano insieme. Crea un gruppo che è solo per quell’istanza in modo che quei lavoratori non debbano comunicare in un thread più generale.

Imposta conferenze audio

Microsoft Teams offre anche una funzione di conferenza audio in modo da poter ospitare riunioni vocali all’interno di gruppi specifici o solo con uno o due membri del team. Questa può essere una funzionalità particolarmente utile soprattutto se hai alcuni membri del team che lavorano in remoto. Puoi anche usarlo per comunicare con i clienti esterni tramite una nuova funzione di accesso agli ospiti.

Crea una strategia di comunicazione

Naturalmente, Microsoft Teams non è l’unico prodotto Microsoft che offre funzionalità di comunicazione come chat e chiamate audio. Ma Millham avverte di non essere troppo preso dall’uso di ogni singola opzione disponibile. Invece, crea un piano specifico che delinea in quali situazioni utilizzerai Microsoft Teams per la comunicazione rispetto ad altre piattaforme.

, spiega Millham, “penso che una delle maggiori sfide sia aiutare gli utenti aziendali a capire quale strumento Microsoft Office 365 utilizzare quando. Vi è una sovrapposizione tra la funzionalità di team, Yammer e Skype per le imprese che è davvero confuso per gli utenti e è probabile che si limiti a unire e-mail senza una guida. Quindi la mia raccomandazione è che l’azienda impiega un po ‘di tempo a pensare attraverso quali strumenti si adattano al meglio le diverse parti della loro organizzazione-e gestiscono alcuni piloti Diversi gruppi di utenti-e quindi forniscono assistenza e consapevolezza agli utenti finali.

Strategie di comunicazione di prova

Come menzionato Millham, può essere utile testare effettivamente diverse strategie di comunicazione All’interno della tua organizzazione per vedere cosa funziona meglio per il tuo team specifico. Ad esempio, potresti scoprire che ha senso utilizzare Skype per le chiamate client se la maggior parte dei tuoi clienti ha già ID Skype e non vuole iscriverti all’accesso agli ospiti con Microsoft Teams. Ma potresti scegliere di mantenere tutte le chiamate interne all’interno dei team per motivi di semplicità. Rimani aperto agli input dei dipendenti in modo da poter ottimizzare il tuo piano alle loro esigenze.

Rimani aggiornato con nuove funzionalità

Microsoft Teams cambia costantemente e aggiunge nuove funzionalità a beneficio del tuo team o cambiare il modo in cui usi la piattaforma. Ad esempio, Microsoft è attualmente in procinto di integrare Skype for Business Funzionalità nei team. Millham consiglia di dare un’occhiata alla documentazione di Microsoft Teams e alla guida pratica per ulteriori informazioni e aggiornamenti su eventuali modifiche o nuove funzionalità.

Allena i tuoi dipendenti

È anche importante assicurarsi che i tuoi dipendenti capiscano come sfruttare al meglio i team Microsoft. E ci sono molte risorse disponibili a tale scopo. CBT Nuggets offre un’opzione per la formazione dei team Microsoft.

, afferma Millham, “per i proprietari di piccole imprese, include una panoramica delle risorse da considerare quando si distribuiscono team e incoraggiano l’adozione degli utenti. Per i dipendenti, copre come utilizzare canali, conversazioni, riunioni, condivisione di file , wiki e altro ancora.

Video:10 suggerimenti di esperti per l’utilizzo di Microsoft Teams per la tua piccola impresa

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