25 esempi di appropriazione indebita e furto di lavoro

Un giorno terribile ti svegli e rendi conto che un dipendente di cui ti fidati è stato appropriato dalla tua azienda. È una delle cose più devastanti che accadono a un piccolo imprenditore.

Abbondano esempi di appropriazione indebita e non mancano i modi in cui i dipendenti rubano.

L’obiettivo di questo articolo è aiutarti a individuare i segnali di avvertimento. Se riesci a pensare come un appropriazione indebita, saprai cosa cercare per proteggere la tua attività.

E proteggilo devi! Le conseguenze dell’appropriazione indebita possono essere catastrofiche per una piccola impresa. Secondo lo studio di appropriazione indebita di Hiscox, la quantità mediana di un furto di dipendenti è un enorme $ 294.000.

Il seguente elenco di esempi di appropriazione indebita si basa sulla mia conoscenza professionale. All’inizio della mia carriera ero un avvocato interno in una banca regionale. Abbiamo studiato centinaia di casi di appropriazione indebita che coinvolgono clienti della banca, spesso piccole imprese. Successivamente sono stato vicepresidente delle risorse umane in una società in cui ho anche affrontato altri tipi di furto e frode sul posto di lavoro. Quindi ho visto tutto.

Che cos’è l’appropriazione indebita?

Prima di guardare gli esempi di appropriazione indebita, capiamo prima cosa significhi appropriazione indebita.

L’appropriazione indebita è quando un dipendente o qualcun altro in una posizione di fiducia ruba dalla tua attività. Usano il denaro o altri beni per il loro uso.

L’appropriazione indebita spesso implica un crimine di colletto bianco in cui i fondi vengono prelevati da conti bancari, o forse in cui sono coinvolti la falsificazione degli assegni o le frodi sui salari. Ma non si limita a quelle circostanze.

L’appropriazione indebita è un crimine: la persona è di solito accusata di furto di reato ai sensi della legge statale. In determinate circostanze può anche essere un crimine federale. Le sanzioni possono comportare tempo e multe. L’appropriato appropriazione indebita è di solito ordinata dalla Corte di pagare la restituzione all’azienda. Tuttavia, le aziende sono raramente rimborsate per intero.

Esempi di appropriazione indebita

Ecco i primi 25 esempi di appropriazione indebita e furti sul posto di lavoro a cui prestare attenzione:

Controlli forgiati

Il dipendente scrive assegni dell’azienda o effettua pagamenti elettronici a se stesso. Il dipendente cucina quindi i libri per nascondere il furto.

Questo classico esempio di appropriazione indebita viene reso più semplice quando un’azienda utilizza un timbro di firma della firma di un dirigente. Un timbro di firma è letteralmente come consegnare ai dipendenti un assegno in bianco perché possono “firmare” controlli a tua insaputa.

Prevenzione: responsabilità separate: un lavoratore per elaborare i controlli e un altro per riconciliare le transazioni e approvare la documentazione. Se non hai abbastanza staff per funzioni separate, riconciliati gli estratti bancari. Richiedi ordini di acquisto o fatture per ogni pagamento. E smettere di usare un timbro firma o tenerlo sotto blocco e chiave.

Cashing Customer Assemks

Il dipendente sostiene e incassa gli assegni dei clienti pagabili alla società, quindi mantiene i fondi.

Oggi, man mano che più pagamenti diventano elettronici, il crimine essenziale è lo stesso. Il dipendente può creare un conto bancario con un nome fittizio simile a quello del datore di lavoro in cui distogliere i pagamenti elettronici. Piccole banche e sindacati di credito possono essere rilassati nel consentire la stabilizione dei conti dal dipendente utilizzando affari “facendo affari come”.

Prevenzione: separare le funzioni in modo che una persona sia responsabile per l’elaborazione dei pagamenti e un’altra per riconciliare le voci contabili. Implementa i controlli per tenere traccia dei pagamenti dei clienti in ogni fase per evitare questo tipo di appropriazione indebita.

Fraking Vendor Payments

Il prossimo nella nostra lista di esempi di appropriazione indebita è quando un dipendente ruba i fondi dell’azienda, ma cerca di nasconderli come pagamenti ai venditori. I dipendenti senza fede possono creare fatture false del fornitore e cambiare le voci del sistema contabile per nascondere le loro tracce.

Prevenzione: rivedere regolarmente i rapporti di spesa dettagliati (non solo i rapporti di riepilogo) suddivisi per fornitore, importo e scopo. Se si ha familiarità con i tuoi numeri, è più facile individuare quando un pagamento o un ingresso contabile sembra sospetto. Se la tua azienda è abbastanza grande, separa le funzioni che i dipendenti si svolgono.

Overbelling Clients

Il dipendente overbills i clienti, mantiene i soldi extra e lo copre con voci contabili false.

A volte questa è una frode su larga scala in cui ogni cliente o transazione è eccessiva di una piccola “tassa” per anni. Altre volte si tratta di una doppia fatturazione della stessa quantità due volte o di attrezzare gli addebiti per gli articoli che il cliente non ha acquistato.

Potresti essere tentato di pensare a questo come a rubare ai clienti, ma è davvero un tipo di appropriazione indebita. La tua azienda si assume la responsabilità degli eccesso di straordinari e dovrà ottenere bene i clienti.

Prevenzione: condurre un audit periodico delle fatturazioni dei clienti. Presta molta attenzione ai reclami dei clienti sugli errori di fatturazione e richiedono spiegazioni approfondite da parte del personale di come si sono verificati. I reclami possono essere un segnale di avvertimento di un problema più grande.

Furto di dati della scheda cliente

Un dipendente che un dipendente che Gli ordini telefonici possono successivamente utilizzare i dati della carta di credito del cliente per addebitare gli acquisti personali online. Oppure un gestore delle stazioni di servizio può utilizzare un dispositivo skimmer per scremare i dati della scheda dai terminali alle pompe.

Una versione più nerd è quando un dipendente scarica i dati della carta di credito dai sistemi IT dell’azienda. Poi lo vende sulla rete oscura.

Prevenzione: limitare l’accesso ai dati dei clienti solo a coloro che ne hanno bisogno. Distribuisci la tecnologia che redatti i numeri delle carte di credito o stampano solo le ultime cifre, per limitare la raccolta dei rifiuti o la condivisione involontaria. Cambia le autorizzazioni quando qualcuno con esso accede lascia l’azienda. Se usi i terminali delle carte, installare la tecnologia antispingo: alcuni comuni ora lo richiedono.

Impiegare un account spese

L’imbottitura vanno dal tentativo occasionale di giustificare un pranzo costoso usando una descrizione “creativa”, fino a elaborare gli schemi di appropriazione indebita.

Le grandi imprese prendono sul serio l’imbottitura-non dovresti? Un CEO di Hewlett Packard è stato estromesso nel 2010 di fronte alle accuse che ha imbottito il suo conto di spesa per nascondere un affare extraconiugale. HP ha visto il problema come una fiducia.

Prevenzione: avere una politica scritta che descrive in dettaglio ciò che è-e non è-rimborsabile. Esaminare la politica nelle riunioni del personale. Se i dipendenti effettuano molti viaggi d’affari, prendi in considerazione l’utilizzo di un’app di gestione delle spese come le spese Zoho o la spesa per controllare le approvazioni e vedere le entrate scansionate tutte in un unico posto.

Double Dipping

Il prossimo nella nostra lista di esempi di appropriazione indebita è quando c’è una sola spesa commerciale legittima, ma il dipendente ottiene due rimborsi. Per prima cosa paga per una spesa con la carta di credito dell’azienda. Successivamente presenta una richiesta di rimborso in contanti per la stessa spesa.

Prevenzione: insistono nel vedere le entrate sottostanti per tutte le spese (non solo rivedere l’estratto conto della carta di credito). Usa il software di gestione delle spese se i tuoi dipendenti sostengono molte spese rimborsabili.

Utilizzando una carta di credito aziendale per uso personale

Il dipendente paga per le spese personali utilizzando una carta di credito dell’azienda. La buona notizia è che spesso questi furti sono sporadici e gli importi sono piccoli.

Tuttavia, cosa succede se lo stesso dipendente gestisce anche il sistema di contabilità e non si rendesse conto di nessuno, tranne che la sua prestazione? L’uso di una carta di credito aziendale per uso personale può trasformarsi in enormi esempi di appropriazione indebita se combinate con record contabili falsificati. Prevenzione

: avere sempre due persone coinvolte nel processo: una per approvare le spese e una per gestire la contabilità. Richiedere la documentazione dello scopo delle spese.

Le transazioni di svuotamento nel registratore di cassa

Un associato al registratore di cassa annulla le transazioni e tasca in contanti. Questo è un modo comune di sfogliare i soldi da una piccola impresa al dettaglio. Prevenzione

: i nuovi sistemi di punto vendita hanno protocolli di sicurezza per aiutare a prevenire questo tipo di furto. Ad esempio, consentono i livelli di autorizzazione in modo da poter richiedere l’approvazione del manager per annullare una vendita. I numeri ID dipendenti monitorano la frequenza con cui un particolare membro del personale annulla le transazioni in modo da poter individuare i trasgressori ripetuti.

Siphoning Off Cash Deposits

Prima di lasciare la borsa di deposito in contanti in banca la sera, il dipendente fa tagliare un po ‘di contanti. L’importo potrebbe essere abbastanza piccolo da non perdere-forse $ 100. Ma settimana dopo settimana, aggiunge fino a migliaia di dollari.

Prevenzione: conta personalmente la contanti del giorno, completa la slittamento del deposito ed inserisci tu stesso l’importo nei registri contabili prima di distribuire la borsa. O separare le funzioni in modo che due persone siano coinvolte. Altre strategie possono aiutare, come le telecamere di sicurezza nell’area in cui viene conteggiata la liquidità insieme all’utilizzo di sacchetti di deposito bloccati. Vedi altri suggerimenti per l’elaborazione in contanti.

Raids the Petty Cash Box o Safe

Questo furto può essere semplice come il dipendente che preleva $ 200 dalla cassa sicura o piccola.

Prevenzione: bloccare ingenti somme e mantenere la chiave da solo, per ridurre al minimo l’accesso e la tentazione da parte dei dipendenti. O utilizzare telecamere di sicurezza. Leggi: 20 Best practice di gestione dei contanti.

Intascar denaro dalle raccolte di fondi

Skimming Fundraiser Il denaro è fin troppo comune nelle organizzazioni non profit. Ma questo tipo di frode si verifica anche nelle aziende che assumono una causa di beneficenza. Se una persona ha il controllo completo sul denaro, dall’inizio alla fine, la tentazione di rubare può rivelarsi troppo grande. Prevenzione

: hanno sempre almeno due persone coinvolte nel flusso di lavoro di raccolta, registrazione, depositazione e rimessa donazioni. Non dare una possibilità alla tentazione.

Rubare le forniture per uffici

È scioccante quanti dipendenti sembrano sentire che va bene prendere a casa grandi quantità di forniture per ufficio. Il furto di forniture di solito coinvolge articoli di consumo come francobolli, appunti post-it o forniture per il caffè.

I proprietari di un’azienda iniziarono durante la Grande Depressione avevano una soluzione. Erano così frugali che richiedevano ai dipendenti di girare le matite alla fine di ogni giorno! Non è necessario mantenerlo stretto. Ma i controlli ragionevoli sono una migliore pratica. Prevenzione

: mettere la maggior parte delle forniture sotto blocco e chiave e riempire un’area di alimentazione aperta con parsimonia, per mantenere il restringimento piccolo. Una telecamera di sicurezza può aiutare. Discutere l’uso delle forniture in una riunione aziendale per impostare il tono e trasmettere i valori dell’azienda.

Rubare attrezzature o materie prime

In costruzione e Attività manifatturiere, un dipendente può nascondere la proprietà dell’azienda in un cassonetto o in un area di stoccaggio e recuperarla dopo ore. Il furto di attrezzature

Si verifica anche negli uffici. Pensa ai laptop o ai piccoli scanner di documenti che possono essere scivolati in uno zaino o in una borsetta.

Prevenzione: bloccare o rallentare gli oggetti preziosi se possibile. Etichettare le attrezzature importanti con un numero e far sapere ai dipendenti di pianificare audit regolari per garantire che gli articoli siano ancora sul posto. Utilizzare telecamere di sicurezza e sistemi di accesso elettronico.

Stealing Products

Il dipendente ruba i prodotti aziendali. Esempi includono gioielli o profumi da un negozio di vendita al dettaglio di fascia alta. Le vittime tipiche sono piccoli rivenditori privi di controlli di restringimento. È sorprendente il numero di proprietari semplicemente l’inventario delle cose in un magazzino senza sistema di tracciamento.

Un’altra variazione è quando un cameriere non addebita amici per cibo o bevande in un ristorante. Prevenzione

: usa le telecamere di sicurezza. Implementa un sistema di gestione dell’inventario e controlla regolarmente i livelli di inventario. Esiste anche la tecnologia POS che traccia transazioni e sconti vuoti e avvisa il proprietario o il manager. “Piani della società di svaligiatura

Pensa al lavoro classico-con o senza complici. Il dipendente lascia una porta sbloccata o usa una chiave per entrare dopo ore. La tua azienda viene strappata. Prevenzione

: installa telecamere di sicurezza. Implementa un sistema di sicurezza elettronico per garantire l’accesso dopo ora e registrare chi sta andando e va.

Rubate merce restituita

Questo furto può verificarsi in un ambiente di vendita al dettaglio o di e-commerce o in qualsiasi azienda che scambia le vecchie attrezzature. Il dipendente prende semplicemente gli articoli restituiti a casa o li rivende su Craigslist o eBay.

Una mancanza di controlli semplifica il furto. In alcune piccole imprese, i resi possono essere impilati a casaccio in un angolo. C’è da meravigliarsi che scompaiano?

Prevenzione: implementare sistemi di controllo per la gestione dei rendimenti e altre proprietà.

, sostenendo che un laptop aziendale è stato perso

Il dipendente fornisce un laptop o un dispositivo mobile a un membro della famiglia e dice al datore di lavoro che era perso. La società sostituisce quindi l’articolo.

Prevenzione: utilizzare il software di gestione dei dispositivi che consente alla società di disabilitare i dispositivi persi e tenere traccia della loro posizione.

Impostare dipendenti falsi

Il dipendente appropriato crea dipendenti falsi, tasca la retribuzione e cucina i libri per nascondere la transazione. Ciò accade nelle imprese con proprietari di assente o proprietari di eccesso di trasporto che non prestano attenzione.

Prevenzione: implementare i sistemi per riconciliare il personale con le spese del personale. Rivedere regolarmente un rapporto dettagliato sul personale che abbatte le spese da parte dei dipendenti. Ricorda, i rapporti dettagliati sono i tuoi amici. L’appropriazione indebita è molto più difficile da individuare se tutto ciò che guardi sono rapporti di riepilogo o un P&L di alto livello.

Falsificazione degli straordinari

Questo può includere schemi in cui i colleghi si mettono dentro e fuori l’uno per l’altro. Oppure può coinvolgere un impiegato del libro paga che crea false voci per presunti straordinari che si paga. Prevenzione

: utilizzare sistemi di schede elettronici. Guarda gli straordinari pagare da vicino per aumenti insoliti. Confronta i rapporti dettagliati per identificare esattamente quali dipendenti stanno ottenendo gli straordinari e quando-è possibile individuare schemi sospetti.

Non riesce a rimettere in pausa i soldi delle imposte

Il dipendente appropria il denaro stanziato per le rimesse fiscali del datore di lavoro o altri soldi fiscali. Alla fine l’autorità fiscale scenderà duramente per il proprietario dell’azienda per non aver inviato denaro fiscale e potrebbe presentare un privilegio contro l’azienda o sequestrare la proprietà. Quindi non solo affronti perdite per appropriazione indebita, ma hai l’IRS sulla tua coda-un doppio?

Questo esempio di appropriazione indebita è perpetrato da contabili disonesti, personale finanziario, impiegati dei salari e persino piccoli servizi di gestione stipendi esterni.

Prevenzione: esternalizzare un grande servizio di gestione stipendi rispettabile come Paychex o ADP. Fa molto per prevenire un incubo di appropriazione indebita. O richiedere un audit regolare da una società di contabilità esterna.

Raccolta di contraccolpi dai venditori

In questo schema, il dipendente ottiene kickback dei fornitori e non sei a conoscenza. I contraccolpi possono essere in contanti. Possono anche assumere la forma di prodotti e servizi aggiuntivi utilizzati nell’attività o nella casa di un dipendente. Un segnale di avvertimento è una relazione insolitamente vicina tra un venditore e un dipendente.

Prevenzione: partecipa a scegliere tu stesso i venditori. Ciò riduce al minimo la collusione tra venditori e dipendenti senza fede.

Vendendo segreti commerciali; Spionaggio aziendale

Il dipendente vende informazioni sensibili a un concorrente. Oppure il dipendente prende documenti riservati e segreti commerciali con lui quando si cambia lavoro.

Lo vedi nelle startup ad alta tecnologia. Ad esempio, un ex dirigente di Google è stato incriminato per accuse penali per aver rubato 14.000 file per la tecnologia automobilistica a guida autonoma e portandoli a una startup successivamente acquisita da Uber.

Prevenzione: avere forti accordi per i dipendenti. I sistemi di archiviazione cloud condivisi ti aiutano a gestire e tenere traccia di chi ha accesso a cosa.

Furto di identità aziendale

Un dipendente assicura una linea di credito o prestito a nome della tua azienda, utilizzando i soldi per gli acquisti personali. L’ambezzler utilizza quindi i fondi dell’azienda per effettuare i pagamenti. Gli appropriatori tipici sono personale finanziario o contabili con accesso a registri contabili e conti legittimi utilizzati per coprire le loro tracce.

Un furto simile è quando un partner o un familiare in un’azienda di famiglia elimina prestiti non autorizzati a nome dell’azienda.

Prevenzione: implementare controlli interni per controlli e saldi. Richiedi rapporti dettagliati per vedere dove stanno andando i soldi. Problemi improvvisi del flusso di cassa o un cambiamento negativo nel punteggio di credito dell’azienda possono essere segnali di appropriazione indebita. Prestare particolare attenzione a servizi come PayPal e altri che consentire prestiti pre-approvati o anticipi contro il tuo account.

Avvio di un’azienda utilizzando le risorse aziendali

In questa situazione, i dipendenti avviano le proprie attività in tempo aziendale. Nelle situazioni peggiori i dipendenti utilizzano risorse aziendali come il codice software nel loro nuovo prodotto software o rubano materie prime.

Non commettere errori: questo è il furto. Tuttavia, alcune anime deliranti si vantano sui social media su ciò che stanno facendo!

Tuttavia, il datore di lavoro potrebbe avere l’ultima risata. Come mai? Perché in generale, un datore di lavoro possiede tutto il prodotto di lavoro creato nel tempo dell’azienda.

Prevenzione: impostare correttamente le aspettative con i dipendenti e chiarire la tua politica, qualunque cosa sia. Alcuni datori di lavoro incoraggiano le aziende secondarie, ma altri hanno una politica senza luce della luna. Anche se si consentono le aziende secondarie, chiarire che le attività non dovrebbero essere condotte durante l’orario di lavoro e le risorse dell’azienda potrebbero non essere utilizzate.

Pensieri finali sull’appropriazione indebita

È importante essere un imprenditore impegnato. Prestare attenzione, porre domande e revisione rapporti dettagliati. Distribuire la tecnologia per controllare i livelli di accesso e approvazione e fornire un avvertimento precoce di qualsiasi cosa insolita. Soprattutto, implementa controlli e saldi nei processi per assicurarsi che nessun singolo dipendente abbia un controllo completo. Passaggi come questi aiutano a proteggere i mezzi di sussistenza di tutti nel settore.

Video:25 esempi di appropriazione indebita e furto di lavoro

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