25 Suggerimenti per l’etichetta e-mail

Probabilmente invii dozzine di e-mail al giorno, ma i tuoi messaggi sono ben ricevuti? Alcune delle tue e-mail stanno solo spuntando le persone? Potrebbe essere che stai infrangendo alcune etichette e-mail di Cardinal Regole of Business.

Il nostro team editoriale ottiene e invia centinaia di e-mail al giorno. Abbiamo visto il bene, il cattivo e il brutto. Quindi, abbiamo escogitato linee guida sull’etichetta e-mail che gli uomini d’affari dovrebbero seguire per comunicazioni e-mail solide. “Linee guida per l’etichetta e-mail di business

Qui ci sono 25 linee guida per l’etichetta e-mail che potresti voler prendere in considerazione per la tua piccola impresa.

Ottieni il saluto e la chiusura a destra

La scrittura di e-mail efficaci inizia con il saluto e la chiusura adeguati. Un sondaggio di Perkbox Insights su 1.928 professionisti ha scoperto che esiste una vera preferenza per alcuni saluti e chiusure e-mail rispetto ad altri. Quasi la metà degli intervistati preferisce e-mail che iniziano con il saluto “ciao”. Altri saluti popolari includono:

  • Buongiorno/pomeriggio (48%)
  • Ciao (21%)
  • Caro ( 20%)

Quando si tratta di chiusura di espressioni per le e-mail aziendali, gli intervistati hanno preferito quanto segue:

  • Saluti (69%)
  • Grazie o grazie ancora (46%)
  • Saluti (31%)
  • Grazie in anticipo (21%)
  • Best Wishes (20%)

E qual è il modo peggiore per porre fine alle e-mail aziendali? “Love”, “calorosamente”, e non usare alcuna firma ha valutato i modi peggiori per chiudere.

Non lasciare le persone appese

Conferma la ricevuta per i messaggi che non puoi arrivare immediatamente. Fai sapere al mittente che l’hai ottenuto e risponderà in un secondo momento. Di ‘loro quando aspettarlo. Imposta una data e un’ora e attenersi ad esso.

Quando vai in vacanza o fuori dall’ufficio per più di un giorno o due, crea una risposta fuori dalversi o un messaggio in trasferta in modo che le persone ricevano un rapido riconoscimento. Includi la data in cui tornerai in ufficio e quando ti aspetti di rispondere. Dai alle persone un contatto alternativo per questioni urgenti nel caso in cui debbano raggiungere subito qualcuno nella tua azienda.

Limita gli acronimi e il gergo

Prima di utilizzare abbreviazioni e acronimi o gergo nelle tue e-mail, considera la conoscenza del destinatario. Se hai a che fare con clienti in diversi settori, ad esempio, potresti includere più informazioni di quelle che faresti con i tuoi colleghi. L’uso eccessivo di acronimi taglia le persone fuori dalla conversazione.

Usa solo ‘Rispondi tutto quando necessario

Quando ricevi e-mail che includono diverse persone, potresti essere tentato di rispondere a tutti. Ma questo può portare a un sacco di tempo sprecato per i destinatari se il messaggio non è rilevante per loro. Può anche essere imbarazzante se la tua risposta trasmette informazioni sull’azienda sensibili e va a un cliente che sembra essere copiato. Quindi usa le cure e premi “Rispondi a tutto” quando è assolutamente necessario.

Utilizza la funzione Annulla

Alcuni client di posta elettronica come Gmail hanno una funzione che ti permetterà di annullare un’e-mail per un massimo di 30 secondi. Se hai dimenticato di verificare gli errori di battitura o un allegato, agire rapidamente e puoi annullare l’invio dell’e-mail prima che arrivi dall’altra parte e apporta correzioni.

Aspetta 24 ore prima di inviare messaggi emotivi

Se ti trovi mai in una situazione in cui sei tentato di inviare un’e-mail arrabbiata o emotiva, crea il tuo messaggio. Evita di colpire Invia fino a quando non ti allontani per un giorno per liberare la testa. Le e-mail relative al lavoro dovrebbero essere prive di emozioni negative. È doloroso per gli altri ricevere parole emotive.

Evita di usare tutti i cappucci

Non impazzire con il blocco dei cappucci poiché il 67% delle persone non può tollerarlo secondo il sondaggio. Usa sempre il caso della frase. Le lettere maiuscole possono aggiungere enfasi. Ma possono anche sembrare urlanti. Prendi in considerazione l’uso di corsivo o un colore da evidenziare.

Tienilo breve

Circa il 29% delle persone afferma di non poter tollerare lunghe e-mail. Vuoi davvero perdere quasi un terzo dei lettori solo a causa della dimensione del messaggio? Rispetta il tempo del tuo team e dei soci d’affari. Utilizzare brevi paragrafi e formattazione come punti elenco che rendono le e-mail facili da sfogliare.

Invece di una lunga e-mail, prova un’alternativa: una videochiamata, una riunione faccia a faccia o una telefonata. Se deve essere per iscritto, creare un rapporto separato in un allegato o documento cloud condiviso.

Una riga di soggetto chiara è un must

Le linee soggette dovrebbero riflettere accuratamente il contenuto. Una linea di argomento chiara è una cortesia che informa il destinatario cosa aspettarsi prima di aprire il tuo messaggio. Inoltre, può fare la differenza tra le persone che aprono la tua e-mail o ignorarla.

Non condividere informazioni riservate

Le e-mail sono fin troppo facili da inoltrare e condividere o da inviare accidentalmente alla persona sbagliata. La maggior parte dei messaggi di posta elettronica non è il formato giusto per condividere informazioni riservate.

Usa umorismo con cautela

Potresti essere tentato di aggiungere un po ‘di divertimento o umorismo alle tue e-mail. Ma senza linguaggio del corpo, umorismo e tono possono essere difficili da decifrare nelle e-mail. Non usare mai battute a meno che tu non abbia un buon rapporto con il destinatario.

Limita emoji ed emoticon

Quando si tratta di emoji, faccine ed emoticon, mantieni le conversazioni con amici e collaboratori stretti. I clienti e le prospettive di vendita potrebbero vederli come poco professionali.

Non essere frettoloso con i promemoria

Dai a un destinatario un giorno o due per rispondere, a seconda del tipo di indagine. Un destinatario può sentirsi castigato ottenendo un promemoria quando è stato fuori ufficio o in incontri tutto il giorno.

Inoltre, prima di inviare promemoria, controlla la cartella spazzatura o spam. Mettiti nei panni del destinatario. Qualcuno si è mai lamentato di non aver ricevuto uno dei tuoi messaggi, costringendoti a fare di tutto per ritrovarlo, solo per rispondere a “Oh, era nella mia cartella spam”. Probabilmente ti sei sentito leggermente infastidito, pensando: “Perché non hai guardato lì in primo luogo?

Stai attento con BCC

BCC sta per la copia del carbonio cieco ed esso significa che gli altri non vedono la persona cieca nell’elenco dei destinatari. BCC è una buona etichetta se vuoi informare altre persone nella tua organizzazione e proteggere il loro nome, titolo o indirizzo e-mail dall’andare a, diciamo, un rappresentante di vendita per un fornitore esterno. Ma BCC può essere una cattiva etichetta se il tuo scopo è essere subdolo e andare dietro la schiena di un collega. Come ti sentirai se il tuo collega apprende che il suo capo è stato copiato alla cieca? Se potesse turbarlo, non usarlo.

Aggiungi un messaggio personale quando inoltra

Quando si ritiene necessario inoltrare un’e-mail a un collega, aggiungere un’introduzione in cima invece di colpire semplicemente Invia. Non forzare i soci a leggere un thread di e-mail sconosciuto senza contesto. Considera anche di cambiare il titolo della riga dell’oggetto in modo che abbia più senso.

Aggiungi l’indirizzo e-mail per ultimo

Se stai redigendo una nuova e-mail, inizia con l’oggetto e il contenuto prima di aggiungere indirizzi e-mail. Ciò ti impedirà di inviarlo accidentalmente troppo presto e di dover perdere tempo dicendo loro di ignorare il tuo messaggio incompleto.

Avere un chiaro invito all’azione

Cosa vuoi fare il destinatario con il tuo messaggio, se non altro? Se è puramente per informare l’altra persona, allora afferma così. Ma se ti aspetti una risposta, una decisione o un’altra cosa, sii chiaro. È incredibile quante e-mail siano vaghe su ciò che il destinatario viene chiesto di fare (o non fare).

Include le informazioni di contatto

Il ventitre percento degli utenti di posta elettronica afferma che è scarsa etichetta non avere un blocco di firma e-mail. Una firma e-mail professionale con informazioni pertinenti non ti rende solo più professionale; Rende anche più facile per la persona che stai contattando.

Includi informazioni pertinenti come il tuo numero di telefono, il sito Web aziendale e le maniglie dei social media in modo che possano facilmente raggiungere se hanno domande extra. Se la tua e-mail include istruzioni specifiche per una persona che ti chiami o ti contatta in un altro modo, includi anche quei dettagli nel corpo.

Attacca al bianco e nero

Alcune persone cercano di aggiungere un po ‘di pizazz alle loro e-mail con colori, caratteri o elementi di design unici. Ma questo può strofinare alcuni destinatari nel modo sbagliato. E gli stili che ti fanno appello possono renderlo meno attraente per gli altri.

Evita l’utilizzo di colori di carattere unici e motivi di sfondo nelle e-mail. Il classico bianco e nero è il più semplice da leggere. E abbinalo a caratteri di base come Times New Roman. Questo può aiutarti a fare un’impressione professionale, sia che tu stia comunicando con dipendenti o partner. .

Limita i punti esclamativi

Alcuni usano segni esclamativi per mostrare l’eccitazione o trasmettere cordialità. Tuttavia, dovrebbero essere usati con parsimonia nell’e-mail professionale. In effetti, il 16% afferma che questo segno di punteggiatura è inaccettabile mentre il 48% tollererà solo uno per e-mail.

Tieni presente il tono dell’e-mail. Ad esempio, un’e-mail che annuncia nuovi entusiasmanti prodotti o servizi può ospitare più di un’e-mail su un problema di comunicazione dei dipendenti. E poi leggilo alla fine per ricontrollare che non sia pieno di eccitazione in eccesso.

Refload

Non vuoi dedicare il tempo a creare un ottimo messaggio di posta elettronica solo per averlo sporcato con errori di ortografia e grammatica. Prenditi un minuto per correggere e controllare gli ortografi prima di inviare in modo da poter catturare eventuali errori potenziali. Cerca sia ortografia che questioni grammaticali.

Inoltre, leggi il tuo messaggio con una mente su come il tuo destinatario lo leggerà. Pensa al tono per assicurarti che non venga preso in un modo diverso.

Quindi torna indietro e assicurati di aver scritto correttamente il nome della persona nella tua e-mail. Non puoi stare troppo attento in questo caso. Scegli anche l’indirizzo e-mail appropriato: è imbarazzante inviare agli account di posta elettronica sbagliati.

So quando essere formale

Mantieni le cose più formali con quelle che stai inviando un’email per la prima volta. Err dal lato di essere più formale e professionale anche con clienti e superiori. La formalità mostra rispetto ed è meno probabile che venga interpretata male.

Una volta che conosci più qualcuno, puoi diventare meno formale. Ad esempio, è possibile utilizzare nomi o un soprannome anziché nomi completi. Oppure potresti abbreviare il tuo saluto o firmare con quelli con cui comunichi regolarmente.

Non dimenticare di allegare

È abbastanza comune dire che stai attaccando qualcosa e poi dimentica di farlo davvero. Questo non ti fa solo sembrare smemorato; Costringe anche il destinatario a raggiungere con un promemoria. Quindi ricontrollare prima di inviare.

Inoltre, nomina i tuoi allegati in modo appropriato se ce ne sono diversi. Ciò consente loro di evitare di aprire ognuno per vedere di cosa si tratta. E può persino aiutarli a evitare di aprire gli allegati con virus o malware. Se possibile, inviare PDFs invece di file che richiedono un programma specifico in modo da non dover scaricare extra per vedere ciò che hai inviato.

Considera culture e lingue diverse

A volte potresti corrispondere a individui di culture o background diversi via e-mail. Quindi assicurati di considerarlo quando si verifica le tue risposte in modo che nessuno venga offeso o confuso.

Ad esempio, usa termini semplici e ampiamente riconosciuti invece del gergo incentrato su americano. Se comunichi regolarmente con team o destinatari in un determinato paese, le informazioni di ricerca su quella cultura per diventare ancora più specifiche ed evitare la cattiva comunicazione.

Avvia una nuova catena di posta elettronica per nuovi argomenti

Quando si invia un’email a qualcuno con cui corrisponda frequentemente, può essere allettante mantenere solo una catena continuamente. Ma questo può rendere difficile organizzare le tue conversazioni. Quindi inizia una nuova catena per ogni nuovo argomento.

Lungo le stesse righe, solo i messaggi in avanti quando assolutamente necessario. Ed evitare di colpire la risposta tutto quando devi solo messaggio a uno o due destinatari su una catena di posta elettronica.

Che cosa sono e non fare e-mail di business?

Dos:

  • Mantieni la corrispondenza commerciale professionale.
  • Compongono e-mail che rispettano il tempo delle persone.
  • Attenersi all’argomento e arrivare al punto.

Non sa:

  • Non abusare di punti emoji o esclamazioni.
  • Non utilizzare il gergo con clienti o soci in affari che non conosci bene.
  • Non usare parole emotive.
  • Non usare il sarcasmo e fai attenzione all’umorismo e al tono in modo da non offendere inavvertitamente quando invii un’e-mail.

Quali sono i vantaggi dell’etichetta e-mail?

Ci sono cinque vantaggi nell’adozione di regole di etichetta e-mail:

  • Professionalità.
  • Immagine aziendale migliorata.
  • Una risposta migliore ai messaggi di vendita.
  • Efficienza organizzativa e risparmi di tempo.
  • Responsabilità di lavoro inferiore evitando un tono improprio o interpretazione errata.

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Video:25 Suggerimenti per l’etichetta e-mail

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