50 Regole per l’etichetta delle riunioni di business online

Se sei come altri proprietari di piccole imprese, probabilmente hai trascorso un tempo crescente nelle riunioni online negli ultimi anni. Ma ci sono situazioni difficili coinvolte in questi tipi di riunioni, rispetto alla riunione della vecchia scuola che si tiene attorno a un tavolo da conferenza o nell’ufficio di un cliente, potresti voler ricordare. Per assicurarti di essere cortese con tutti gli altri partecipanti alla riunione, ecco 50 consigli per l’etichetta di riunioni di lavoro online. “Suggerimenti per l’etichetta di etichetta per incontri di business online

Solo le riunioni necessarie

La prima regola delle riunioni, anche quelle online, è che dovrebbero essere Servire uno scopo specifico. Se è qualcosa che puoi semplicemente inviare una rapida e-mail o risolvere in un altro modo, meno tempo, non far passare il tempo alla tua squadra seduti in un intero incontro.

Invita le persone essenziali

Allo stesso modo, il tuo incontro dovrebbe includere solo coloro che sono effettivamente essenziali per la conversazione. Se inviti qualcuno a cui le informazioni non sono realmente rilevanti, allora perderai il loro tempo.

Non invitare gli ospiti senza preavviso

Dovresti anche chiarire a tutti coloro che frequentano chi è tutto nella lista degli ospiti. Non vuoi che nessuno sia sorpreso quando l’incontro inizia.

Chiedi alle persone di programmare

Per le riunioni online, può anche essere una buona idea chiedere ai partecipanti essenziali su volte che funzionano per loro invece di programmarlo e poi invitare le persone.

Invia un invito ufficiale

Una volta che hai scelto un’ora e una data, puoi inviare un invito ufficiale su un programma come Google Calendar in modo che le persone abbiano un facile modo per prenotare quel tempo specifico.

Conferma se necessario

Se hai programmato una riunione in anticipo, puoi anche confermare rapidamente con le persone che incontri circa un giorno In anticipo solo per assicurarti.

Invia un’agenda specifica

Prima della riunione, almeno da pochi giorni a una settimana prima, se possibile, invia un’ordine del giorno a tutti i partecipanti che descrive in dettaglio ciò che la riunione coprirà.

Offri un calendario impostato

Dovresti anche includere tempi sulla tua agenda in modo che i partecipanti abbiano la possibilità di pianificare il resto della loro giornata.

Fai sapere alle persone cosa aspettarsi

Se hai bisogno che le persone abbiano documenti o altri materiali accessibili durante la riunione della riunione, che si tratti di un documento importante o di alcuni clienti Informazioni di contatto, chiarirlo in anticipo.

Assicurati che tutti possano accedere alle sale conferenze online

Se stai organizzando una riunione virtuale, è una buona idea fare il check-in con tutti in anticipo per assicurarsi che abbiano accesso al programma che intendi utilizzare. Farli sapere con un sacco di tempo nel caso in cui debbano scaricare un’app per partecipare alla riunione.

Fai un test in anticipo

È anche una buona idea per te testare la tua app di incontro o programmare in anticipo solo per assicurarsi che l’incontro vada senza intoppi.

Avere un nome utente e una foto appropriati

Se si utilizza un programma come Skype per le riunioni, assicurati che il tuo nome utente e foto siano appropriati per le riunioni professionali.

Conferma i fusi orari

Con le riunioni virtuali, devi anche essere chiaro sul fuso orario quando si pianifica. Non dare per scontato che i nuovi contatti siano nel tuo fuso orario.

Si presentano in tempo

Sia che tu stia gestendo la riunione o semplicemente partecipando come ospite, devi presentarti in tempo. Realisticamente, dovresti essere un po ‘presto per essere al sicuro.

Chiama Se hai un conflitto

Se hai un’emergenza o un conflitto che ti farà perdere una riunione o essere in ritardo, devi lasciare che l’host o I partecipanti lo sanno il prima possibile. Se il tuo conflitto sorge il giorno dell’incontro, ciò significa che devi chiamare la persona in modo da poter essere sicuro che ricevano il messaggio.

Aspetta che tutti arrivino

Una volta che hai composto o inserito nella tua sala conferenze online, accoglie le persone mentre si presentano, ma aspetta tutti quelli che conosci Partecipare prima di immergermi davvero.

Scegli una posizione tranquilla

Anche se puoi avere incontri online praticamente ovunque, è meglio scegliere un posto tranquillo dove non ci sarà essere molte distrazioni o rumore.

Stabilisci i volumi subito

Quando tutti si presentano in una conferenza online, fai salutare tutti a testare il volume in modo da poter apportare modifiche immediatamente se necessario.

Vestito in modo appropriato

Se stai partecipando a una videoconferenza, devi considerare il tuo aspetto. Potrebbe non essere così importante come per le riunioni di persona. Ma devi ancora apparire professionale.

Fai presentazioni

Se hai invitato persone che potrebbero non conoscervi a una riunione online, assicurati di presentarle personalmente o di dare loro l’opportunità di introdurre se stessi all’inizio dell’incontro.

Ricorda i nomi

Sia che tu stia incontrando qualcuno per la prima volta o la settima volta, ricordando i nomi e usandoli effettivamente quando salutare le persone possono fare molto.

Rimani sull’argomento

Durante la riunione, di tanto in tanto potresti andare a conversazioni secondarie. Ma assicurati di riportare sempre la conversazione allo scopo principale e tieni d’occhio in modo da poter essere cortese del tempo di tutti.

Parla ad alta voce

Quando parli durante una riunione, assicurati di enunciarsi e parlare abbastanza forte per tutti per ascoltarti.

Non interrompere gli altri

E quando gli altri parlano, lasciali sempre finire prima di offrire un pensiero.

Evita di parlare subito

Quando una domanda viene posta a tutto il gruppo, puoi evitare interruzioni imbarazzanti aspettando un secondo per parlare. Se gli altri lo fanno subito, aspetta il tuo turno. Se nessuno parla, sei a posto.

Chiedi prima di condividere lunghi pensieri

Se hai un pensiero o un’idea a lungo da condividere, chiedi se va bene farlo in anticipo, nel caso in cui stai andando a corto puntuale. Puoi sempre arrotondare in una e-mail in seguito o condividere in un’altra riunione.

Mute quando non parli

Per evitare che i rumori di sfondo diventino una distrazione per gli altri, si muta semplicemente quando non parli per un bel po ‘di tempo .

Ascolta attentamente

Anche mentre altri parlano, assicurati di ascoltare davvero. Non vuoi perdere qualcosa e poi sollevarlo in una domanda più tardi.

, mostra che stai ascoltando

Dovresti anche mostrare alle persone che stai ascoltando quando parlano, se sei in una videoconferenza. Non seppellire la testa nei tuoi appunti. Guardali e pratica l’ascolto attivo.

Usa cure con umorismo

Se ritieni la necessità di usare l’umorismo durante le riunioni, assicurati solo che sia appropriato per il tuo pubblico. Questo è molto più facile quando parli solo con i membri del team chiusi. Ma usa più cautela quando incontri clienti o persone che non conosci bene.

Fornisci copie di documenti essenziali

Se si riferiscono eventuali documenti importanti durante la riunione, invia tali elementi ai partecipanti a riunioni prima o durante così possono averli come riferimento.

Preparati con materiali di presentazione

E se hai bisogno di attrezzature per fare una presentazione, assicurati che tutto sia in buon ordine in modo da non perdere tempo cercando di farlo funzionare.

Conosci il tuo pubblico

Quando si prepara la presentazione o altri oggetti dell’ordine del giorno, è anche importante considerare il tuo pubblico e soddisfare le tue messaggistiche in modo specifico. Non sprecare il tempo delle persone con tiri che non sono rilevanti. E non usare un tono o un argomento che non è probabile che appello alle persone esatte con cui stai incontrando.

Metti via il tuo telefono

Dovresti anche mantenere il telefono silenziato durante le riunioni in modo che non interrompa.

Evita le abitudini nervose

In alcuni casi è naturale per incontrare i partecipanti a praticare abitudini nervose come fare clic su penne o gomma da colpire. Ma fai uno sforzo consapevole per evitare quelli durante le riunioni professionali.

Non mangiare mentre parli

Dovresti anche evitare di mangiare durante le riunioni online. Quindi fai uno spuntino in anticipo. E sorseggia solo l’acqua quando è il turno di qualcun altro di parlare se necessario.

Avere un tempo prestabilito per domande

È anche una buona idea avere un tempo prestabilito per le persone di porre domande se sei tu a guidare l’incontro. E se stai partecipando, assicurati di individuare questa opportunità all’ordine del giorno in modo da sapere quando sollevare punti.

Non dominare la sezione Domande

Quando arriva quella sezione Domande, puoi porre una o due domande. Ma non dominare la conversazione. Dai anche agli altri una possibilità.

Offri credito per idee

Se stai sollevando qualcosa durante una riunione che inizialmente non era la tua idea, assicurati di dare credito al creatore. Se non lo fai, le persone presumono solo che fosse una tua idea.

Discuti le questioni personali dopo l’incontro

Se si presenta qualcosa durante una riunione di gruppo che è davvero rilevante solo per te e un’altra persona, trova il tempo di discuterne in seguito invece di prendere il tempo di tutti gli altri.

Non chiamare le persone

A volte potresti anche imbatterti in situazioni in cui un membro della tua squadra commette un errore che influisce negativamente sulla riunione. Ma non usare i tempi di incontro per lezioni. Chiama un incontro privato con quella persona in seguito per discutere se necessario.

Mantieni il tuo fresco

E non importa con chi hai a che fare, non perdere la pazienza durante una riunione.

Dai pause per lunghe riunioni

Se stai ospitando una riunione che sarà alcune ore o più, includi pause programmate nella tua agenda in modo che le persone possano afferrare Qualcosa da mangiare, controlla i loro telefoni e usa il bagno.

Fine puntuale

Durante l’incontro, tieni d’occhio l’orologio in modo da poter essere sicuro di terminare l’incontro quando hai detto che lo faresti.

Dai alle persone l’opportunità di lasciare

Se, per caso, non hai avuto la possibilità di discutere tutto ciò che volevi nel tempo assegnato, puoi chiedere Persone se vorrebbero rimanere e finire l’incontro. Ma dai alle persone la possibilità di partire in tempo se hanno impegni precedenti.

Grazie a tutti per aver partecipato a

Se hai chiamato l’incontro, assicurati di ringraziarti anche a tutti coloro che hanno partecipato prima che andassero.

Essere consapevole di altre lingue e culture

In alcuni casi, potresti anche ritrovarti a incontrare persone di origini e culture diverse. Quindi sii consapevole della loro lingua e della loro dogana al meglio delle tue capacità prima di incontrarsi.

Segui con le note

Dopo l’incontro, è una buona idea condividere alcune note o promemoria con le persone via e-mail. O se non hai nulla di specifico da seguire, invia una breve nota di ringraziamento.

Evita di condividere le informazioni sulle riunioni con gli altri

Quando si tratta di riunioni, gli articoli discussi dovrebbero rimanere all’interno del gruppo di partecipanti, a meno che tu non abbia chiaramente spiegato diversamente. Quindi non condividere i dettagli con altri che non erano presenti.

Completa eventuali articoli di azione

E se ti sei offerto volontario per completare eventuali attività dopo l’incontro, assicurati di seguire tempestivamente tali articoli.

Foto della videoconferenza tramite Shutterstock

Video:50 Regole per l’etichetta delle riunioni di business online

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