Come fare una mailing list in Outlook

Quando si tratta di fare affari, le e-mail hanno completamente cambiato il modo in cui comunichiamo quotidianamente. Oggi inviamo diverse e-mail a dipendenti, membri del team, clienti e partner ogni giorno. Ma nessuno ha il tempo o l’energia per inviare la stessa e-mail a più persone individualmente. Ciò è particolarmente vero se sei un piccolo imprenditore con cose sufficienti da gestire comunque.

Per fortuna, c’è un modo semplice per affrontare questa sfida. Le mailing list in Outlook consentono di inviare la stessa posta a persone diverse senza dover aggiungere ogni destinatario individualmente.

Inoltre ci vuole poco tempo e sforzi per creare un gruppo di contatto in Outlook. Incuriosito? Continua a leggere per imparare come è possibile creare facilmente mailing list nell’app Web di Outlook e nel desktop.

Come aggiungere i contatti di Outlook alla tua mailing list

Prima di iniziare, otteniamo alcune delle basi giuste. Per cominciare, capiamo cosa costituisce una mailing list. Le mailing list sono costituite da destinatari di posta elettronica indirizzati come singolo destinatario. Facciamo un esempio. Supponiamo di avere 10 dipendenti nella tua divisione di marketing. Per inviare qualsiasi comunicazione che deve ricevere in gruppo, hai due opzioni. Aggiungi manualmente ogni dipendente ogni volta che invii un’e-mail. Oppure puoi creare un gruppo di contatto e utilizzarlo come destinatario per inviare comunicazioni. La seconda opzione ti farà risparmiare tempo e fatica. Aiuterà anche a garantire che la comunicazione raggiunga sempre i destinatari previsti.

Ecco come aggiungere membri alla tua mailing list in Outlook.

Passaggio 1: apri la scheda Home.

Passaggio 2: selezionare l’opzione della rubrica. È nel nastro superiore.

Passaggio 3: nell’opzione della rubrica, fare clic su “Tutti gli elenchi di distribuzione .

Passaggio 4: cerca il tuo elenco di distribuzione nella casella di ricerca. Una volta trovato, fai clic su di esso.

Passaggio 5: selezionare l’opzione dei membri modifica. Seleziona l’opzione Aggiungi per aggiungere contatti Outlook all’elenco di distribuzione e fare clic su OK. Con questo passaggio, sarai in grado di aggiungere membri al gruppo di contatto.

Come creare un nuovo gruppo di contatto

Prima di iniziare a inviare e-mail a più destinatari, è necessario creare il tuo gruppo di contatto. Outlook consente di creare più gruppi di contatto per aiutarti a risparmiare tempo.

Creando più gruppi di contatto, sarai in grado di organizzare meglio la tua comunicazione. Ecco come. Se sei un imprenditore, molto probabilmente invii e-mail di gruppo a persone diverse per scopi di comunicazione diversi. Un gruppo può essere composto dal tuo team di vendita mentre un altro può includere i tuoi partner di marketing. Invece di aggiungere questi contatti manualmente, è possibile creare due gruppi specifici. Ciò semplificherà la tua comunicazione e ti renderà più facile gestire le e-mail.

Per creare un nuovo tag del gruppo di contatto, è necessario seguire alcuni passaggi.

  • Passaggio 1: nella home page, selezionare l’opzione People in basso.
  • Passaggio 2: nella barra del nastro, selezionare “Nuovo gruppo di contatto.
  • Passaggio 3: Dai al tuo nuovo nome di contatto un nome appropriato.
  • Passaggio 4: fai clic su “Aggiungi membri” e seleziona “dai contatti di Outlook” dal menu a discesa.
  • Passaggio 5: fare doppio clic su ogni nome che si desidera aggiungere al nuovo gruppo di contatto. Una volta che hai finito, fai clic su OK.

Come utilizzare il tuo elenco di distribuzione e-mail in Outlook

Una volta che hai creato il tuo elenco di distribuzione e aggiunto membri ad esso, puoi iniziare a usarlo per inviare comunicazione. Il vantaggio è la quantità di tempo che puoi risparmiare per inviare lo stesso messaggio a più destinatari contemporaneamente. Diamo un’occhiata ai passaggi che devi intraprendere per iniziare a utilizzare l’elenco degli indirizzi globali in Outlook.

  • Passaggio 1: vai alla home page e seleziona “nuova e-mail.
  • Passaggio 2: seleziona “a.” (Nota: hai anche la possibilità di utilizzare BCC, che consente di inviare un’e-mail a un gruppo di contatto senza mostrare il nome del destinatario. L’opzione BCC è sotto cc.)
  • Passaggio 3: nel Casella di ricerca, digita l’elenco di distribuzione e seleziona.
  • Passaggio 4: comporre il tuo messaggio e premere Invia.

Una volta selezionato il pulsante di invio, la tua e-mail raggiungerà tutti nelle tue liste di contatto.

Nota: in Outlook, puoi non solo aggiungere un nuovo contatto e-mail all’elenco di distribuzione, ma anche rimuovere i membri passati con pochi clic. Per fare ciò, devi prima aprire la tua lista di distribuzione. Vai alla scheda “Persone” e trova l’elenco dei contatti che si desidera modificare.

Una volta trovato il gruppo di contatto, fare doppio clic per aprirlo. Quando lo fai, vedrai i nomi di tutti i membri all’interno di quell’elenco di distribuzione. Seleziona i nomi che si desidera rimuovere dal gruppo di contatto e fare clic sull’opzione “Rimuovi membro”. Il prossimo passo è premere Salva e chiudere.

Come probabilmente puoi dire, la creazione di elenchi di distribuzione e il gruppo di contatto è veloce e semplice, soprattutto quando è necessario inviare lo stesso messaggio a molte persone. E questa opzione è disponibile con altri client di posta elettronica, ecco come fare un elenco di distribuzione in Gmail.

Video:Come fare una mailing list in Outlook

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