19 fantastici trucchi per Gmail che tutti dovrebbero sapere

Gmail è uno dei provider di servizi di posta elettronica più popolari disponibili sul World Wide Web. È sicuramente diventato il principale fornitore di servizi di posta elettronica , lasciando dietro di sé altri giganti della posta elettronica come Yahoo! e Outlook in gara. Il fatto che Gmail sia uno dei servizi di posta elettronica più semplici e facili da usare non significa che non abbia funzionalità avanzate. Ci sono molte caratteristiche sorprendenti che sono nascoste in bella vista. Se vuoi migliorare la tua esperienza con Gmail, devi assolutamente imparare tutte le incredibili funzionalità nascoste che il servizio ha da offrire. Ti offriamo 19 fantastici trucchi per Gmail che alleggeriranno sicuramente la tua esperienza di posta elettronica quando utilizzi Gmail.

1. Abilita gli indicatori di livello personale

Se vuoi sapere se un’email è stata inviata solo a te, a un gruppo di persone o a una mailing list completa, devi attivare la funzione “Indicatore di livello personale” nel tuo account Gmail. Per attivare l’indicatore del livello personale, seguire i passaggi seguenti.

• Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra e scegli Impostazioni.
• Nella scheda Generale, scorri verso il basso per trovare Indicatori di livello personale.
• Fai clic su Mostra indicatori per abilitare la funzione nel tuo account.

(>) La freccia singola indica che l’e-mail è stata inviata a te ea un gruppo di altre persone. (>>) La doppia freccia significa che l’e-mail è stata inviata solo al tuo indirizzo e-mail. Nessuna freccia significa che l’e-mail è stata inviata a una mailing list.

2. Annulla le email inviate

Questa è una delle funzionalità più sorprendenti che Google ha introdotto per gli account Gmail. Ora puoi annullare l’invio in Gmail. Significa che dopo aver inviato un’e-mail puoi effettivamente annullarla in modo che il destinatario non riceva affatto la tua e-mail. Questo è molto utile quando si invia un’e-mail alla persona sbagliata o quando si commette un errore nella propria e-mail e si desidera rettificare. L’abilitazione di questa funzione può salvarti dal commettere errori. Annulla invio ti dà fino a 30 secondi per annullare l’e-mail inviata. Segui i passaggi seguenti per abilitare la funzione Annulla invio in Gmail.

• Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio e vai su Impostazioni.
• Nella scheda Generale, trova la funzione Annulla invio e abilitala.
• Puoi anche scegliere il periodo di cancellazione che fa per te.
• Salva le modifiche per abilitare la funzione in Gmail.

3. Aggiungi le tue e-mail alle attività

A volte non hai voglia di rispondere subito alle e-mail. Se questo è il tuo caso, devi assicurarti di rispondere alle e-mail entro un periodo di tempo adeguato, altrimenti rischi di non rispondere mai all’e-mail. Non hai bisogno di una sveglia per ricordarti che un’e-mail richiede la tua attenzione. Puoi aggiungere l’e-mail alle attività che ti ricorderanno regolarmente tutte le e-mail presenti nell’elenco delle attività. Per aggiungere un’e-mail all’elenco delle attività, procedi nel seguente modo.

• Seleziona qualsiasi email (o più email).
• Fai clic sul pulsante “Altro” in alto.
• Fai clic su “Aggiungi alle attività” e le tue e-mail verranno aggiunte all’elenco delle attività.
• Per controllare l’elenco delle attività, fai clic sul menu a discesa “Gmail” in alto a sinistra e seleziona Attività per aprire l’elenco.

4. Leggi Gmail offline

Quante volte hai desiderato leggere le tue email anche quando non hai una connessione internet attiva? Se l’hai desiderato in molte occasioni, sarai felice di sapere che puoi effettivamente leggere tutte le tue e-mail offline. Tutto quello che devi fare è installare l’estensione Gmail Offline in Google Chrome e puoi iniziare a leggere tutte le tue email offline. Per installare e abilitare Gmail offline, procedi nel seguente modo.

• Vai su Impostazioni e fai clic sulla scheda Offline.
• Fai clic su Installa Gmail Offline e lascia che si installi.
• Una volta installato, lascia che sincronizzi tutte le tue e-mail per la visualizzazione offline e sei pronto per Gmail Offline.

5. Importa posta e contatti da altri account

Se desideri utilizzare un solo account Gmail per tutte le tue esigenze di posta elettronica, sarai sorpreso di sapere che puoi effettivamente abbandonare tutti gli altri account di posta elettronica a favore di Gmail. Puoi anche importare tutte le e-mail e i contatti dagli altri account prima di abbandonarli. Per importare posta e contatti basta seguire i passaggi seguenti.

• Vai su Impostazioni > Account e importazione
• Fai clic su Importa posta e contatti
• Segui le istruzioni per i diversi fornitori di servizi di posta elettronica
• Goditi tutte le tue e-mail e contatti in un unico posto

6. Elimina le risposte più lunghe

Quando continui a inviare e ricevere e-mail in un singolo thread, le risposte possono diventare piuttosto disordinate rapidamente. Un thread più lungo di risposte può essere molto irritante quando si desidera trovare una risposta specifica e citarla. Tuttavia, Gmail ha una nuova funzionalità che ti consente di selezionare frasi specifiche e citarle nella tua risposta anziché nell’intera email. Basta evidenziare il testo a cui ti riferisci e premere rispondi per inviare un’e-mail con il testo citato. Per abilitare la funzione Quote Selected text, procedi nel seguente modo.

• Vai su Impostazioni > Labs
• Abilita Quota testo selezionato facendo clic su di esso
• Salva le modifiche e il gioco è fatto.

7. Le risposte predefinite semplificano la risposta rapida

Se ti ritrovi a inviare la stessa email più e più volte, non dovresti farlo manualmente. Gmail ha una fantastica funzionalità chiamata “Risposte predefinite” che ti consente di aggiungere modelli di email personalizzati nella libreria e inviarli a chiunque con un solo clic. Non devi scrivere le stesse e-mail più e più volte quando puoi semplicemente inviarle con un solo clic.

• Vai su Impostazioni > Labs
• Abilita le risposte predefinite facendo clic su di esso.
• Salva le modifiche.

Quando componi un’e-mail, fai semplicemente clic sul pulsante Altre opzioni e seleziona la tua risposta predefinita preferita. Puoi anche impostare filtri per inviare risposte predefinite automatiche.

8. Invia e-mail da altri indirizzi e-mail

Con questo trucco di Gmail, puoi anche inviare e-mail da più altri account e-mail direttamente da Gmail senza dover aprire singolarmente altri servizi di posta elettronica. Seguire i passaggi seguenti per abilitare questa funzione.

• Vai su Impostazioni> Account e importazione
• Fai clic su “Aggiungi un altro indirizzo email di tua proprietà”
• Aggiungi il tuo indirizzo e-mail e sarai in grado di inviare e-mail anche tramite il nuovo indirizzo.

9. Pianifica e tieni traccia delle tue e-mail

Questa avrebbe dovuto essere una funzionalità integrata in Gmail, ma sfortunatamente non lo è. Tuttavia, puoi installare il fantastico plug-in Boomerang per aiutarti a pianificare le tue e-mail e anche a tenere traccia delle tue e-mail. Puoi programmare le tue e-mail e Boomerang le invierà esattamente alla data e all’ora specificate.

Puoi anche richiedere le ricevute, il che significa che riceverai una notifica quando la tua e-mail viene aperta e letta dal destinatario. se le tue email sono state lette o aperte.

Puoi anche utilizzare SideKick di Hubspot per tenere traccia delle aperture di posta elettronica.

10. Attiva il pulsante Invia e archivia

Se vuoi liberare la tua casella di posta e archiviare tutte le email a cui hai già risposto, dovresti abilitare la funzione Invia e archivia in Gmail. Questo sposterà tutte le email a cui hai risposto negli archivi. Mantiene pulita la tua casella di posta.

• Vai su Impostazioni > Generale
• Fai clic su “Mostra il pulsante Invia e archivia nelle risposte”
• Salva le modifiche.

11. Ricerca avanzata

Se desideri cercare qualcosa di specifico nella posta in arrivo di Gmail, puoi utilizzare la funzione di ricerca avanzata. Basta fare clic sulla freccia grigia del menu a discesa davanti alla casella di ricerca e si aprirà un nuovo menu con funzioni di ricerca avanzate. Ora puoi cercare email specifiche includendo le parole chiave nelle caselle. Esistono altre parole chiave di ricerca che ti aiuteranno a restringere la ricerca.

• Per cercare un’e-mail dalla parola chiave 1 o dalla parola chiave 2, puoi digitare la parola chiave 1 o la parola chiave 2 nella casella di ricerca. Ad esempio: da:Dilawar OR da:Devinder . Ti porterà tutte le email e i contenuti corrispondenti alle tue parole chiave.

• ” Has: Attachment ” visualizzerà tutte le e-mail che hanno un allegato. Puoi restringere ulteriormente questa ricerca aggiungendo l’e-mail di qualcun altro per trovare tutte le sue e-mail che hanno un allegato come Has:attachment from:[email protected] . Questo farà apparire tutte le email di Dilawar che hanno un allegato.

Esistono numerose altre parole chiave che puoi aggiungere alle tue ricerche per restringerle e individuare l’email specifica che stai cercando. Ulteriori informazioni su tutte le parole chiave qui .

12. Aggiungi bellissimi temi alla tua casella di posta

Se cambiare solo l’atmosfera della tua casella di posta non è sufficiente, puoi anche cambiare il tema completo della tua casella di posta Gmail. Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio e scegli Temi. Puoi scegliere tra centinaia di bellissimi temi o caricare la tua foto e usarla come tema della posta in arrivo.

13. Usa le scorciatoie da tastiera per risparmiare tempo

Puoi risparmiare molto tempo utilizzando le scorciatoie da tastiera in Gmail per rendere le cose più veloci e semplici. Premi Maiusc + ? per aprire un pop-up con tutte le scorciatoie da tastiera e fare clic su Abilita per utilizzare tutte queste scorciatoie nella posta in arrivo di Gmail.

14. Icona di autenticazione per mittenti verificati

Molti truffatori e spammer tentano di inviare e-mail falsificando fonti attendibili. Se vuoi assicurarti che le tue e-mail provengano effettivamente da fonti autentiche, abilita “Icona di autenticazione per mittenti verificati”. Vai su Impostazioni > Labs e attiva questa funzione per la posta in arrivo di Gmail.

1 5. Ultima attività dell’account

Se sospetti che qualcun altro possa avere accesso al tuo account e leggere le tue e-mail, puoi facilmente controllare l’attività del tuo account per vedere se qualcun altro ha effettuato l’accesso al tuo account a tua insaputa. Scorri verso il basso nella pagina principale e troverai “Ultima attività dell’account: x minuti fa”, fai clic su “Dettagli” per aprire una nuova finestra pop-up in cui puoi vedere tutti gli IP e i dispositivi che sono stati utilizzati per accedere al tuo account. Puoi anche uscire da tutti gli altri dispositivi da questa finestra.

16. Sbarazzati delle e-mail che occupano spazio extra

Se stai esaurendo lo spazio di archiviazione di Gmail e non vuoi investire in spazio di archiviazione aggiuntivo, puoi effettivamente recuperare parte del tuo spazio di archiviazione eliminando le email con allegati più grandi. Puoi avviare una ricerca ” has:attachment size:5mb ” per trovare tutte le email che hanno un allegato di 5 MB o più grande. Puoi eliminare in massa tutte queste email per risparmiare spazio di archiviazione nel tuo account.

17. Abilita il risponditore automatico per le vacanze

Quando sei fuori città o non hai accesso a Internet per qualsiasi motivo, puoi attivare la funzione Risponditore automatico in Gmail per rispondere a tutte le e-mail con un semplice modello specificato da te. Per attivare il risponditore automatico per le vacanze, procedi nel seguente modo.

• Vai su Impostazioni> Generali
• Scorri verso il basso per trovare il risponditore automatico per le vacanze e attivalo
• Inserisci il tuo messaggio di posta elettronica personalizzato che verrà inviato a tutte le email in arrivo come risposta.
• Salva le modifiche e il gioco è fatto.

18. Consenti ad altri di accedere al tuo account Gmail

Quando sei troppo impegnato per controllare le tue e-mail e rispondere, puoi effettivamente consentire ad altre persone di accedere al tuo account ed eseguire queste attività senza dover fornire loro i tuoi dati personali (password). Puoi aggiungere altri account e-mail nel tuo Gmail per consentire loro di leggere tutte le tue e-mail e rispondere per tuo conto. Questo trucco di Gmail è molto utile quando sei troppo occupato per controllare la tua casella di posta.

• Vai su Impostazioni > Account e importazione
• Fai clic su “Aggiungi un altro account” accanto a “Concedi l’accesso al tuo account”
• Segui i passaggi per aggiungere un altro account e concedergli l’accesso a Gmail.

19. Stampa unione di Gmail

Quando vuoi inviare lo stesso messaggio a tutti i tuoi destinatari ma vuoi anche dargli un tocco personalizzato rivolgendoti a ciascun destinatario con il suo nome e cognome, allora devi farlo manualmente. Tuttavia, puoi utilizzare Yet Another Mail Merge per inviare automaticamente e-mail personalizzate a tutti i tuoi destinatari. Tutto quello che devi fare è creare un foglio di calcolo in Fogli Google con il prefisso, il nome, il cognome e l’indirizzo email dei tuoi destinatari e questa straordinaria estensione personalizzerà automaticamente la tua email per ogni persona recuperando i dati da Fogli Google.

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Si spera che tutti questi fantastici trucchi di Gmail ti aiutino a migliorare la tua esperienza e ottenere il massimo dalla tua casella di posta. Facci sapere se hai altri trucchi per Gmail. Condividili nella sezione dei commenti.