Google Docs: impara a usare questo strumento!

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    Google Docs è un elaboratore di testi totalmente gratuito e multipiattaforma (sincronizza i documenti su telefoni, tablet e desktop) che funziona sia online che offline. In questo modo, tutto ciò di cui hai bisogno è un account Google, lo stesso account gratuito che usi per GSuite o Gmail.

    Lo strumento basato sul cloud include un layout pulito e caratteristiche uniche per gli utenti, come la possibilità di lavorare, condividere e collaborare da qualsiasi luogo. Inoltre, la piattaforma sincronizza e salva automaticamente tutto il tuo lavoro, quindi non devi preoccuparti di «Salvare» il file.

    Guarda anche come usare la funzione Google Lens!

    Con queste caratteristiche, è chiaro perché milioni di utenti preferiscono Google Docs ad altri elaboratori di testi.

    Google Docs vs. Microsoft Word

    Non dimentichiamo Microsoft Word, però. Microsoft Word esiste da più tempo di Google Docs e rimane eccezionalmente popolare oggi. Come tale, milioni di utenti e singole aziende pagano ancora grosse somme per utilizzare Word. Quindi come si confrontano Google Docs e Word?

    Da un lato, Google Docs è gratuito con un account Google. D’altra parte, Microsoft Word deve essere acquistato come parte di una suite Microsoft Office, che include altri prodotti Microsoft come PowerPoint, Excel e Outlook.

    Un altro fattore di differenziazione è che con Google Docs, tutto il tuo lavoro viene salvato nel cloud. Questo significa che non perderai il tuo rapporto di 20 pagine, anche se il tuo portatile si blocca. Tuttavia, con Microsoft Word, i tuoi documenti rimangono sul tuo computer e i tuoi colleghi non saranno in grado di vederli a meno che tu non li salvi e li condivida via e-mail o qualcosa di simile.

    Che tu scelga Google Docs o Microsoft Word, non è difficile sincronizzare i due. Puoi creare un nuovo Google Doc semplicemente caricando un file Word esistente.

    Ci sono una pletora di consigli e trucchi di cui gli utenti possono approfittare quando usano Google Docs, sia lavorando individualmente che in un team. Inoltre, lo strumento permette a più persone di lavorare, collaborare e modificare un singolo documento in tempo reale attraverso qualsiasi browser web.

    Condividere il tuo documento di Google

    Gli individui possono condividere i loro documenti con tutte le persone che vogliono, oltre a modificare le loro autorizzazioni per limitare ciò che possono fare.

    Innanzitutto, per iniziare la condivisione, clicca su «File» > «Condividi».

    Ci sono tre opzioni di condivisione – quella che scegli dipende completamente da te.

    1. Creare un link condivisibile

    Il modo più semplice per condividere una pagina di Google Docs è generare un link condivisibile. Questo permette a chiunque di cliccare su un URL unico e visualizzare il tuo documento.

    Dopo aver cliccato su «Condividi», tocca il pulsante «Ottieni link condivisibile» in alto a destra.

    Successivamente, seleziona un permesso di condivisione per il tuo documento.

    Dopo aver impostato i permessi, premi «Copia collegamento».

    In questo modo, l’URL sarà copiato negli appunti per poterlo inviare a chiunque voglia visualizzare il documento. Condividi tramite indirizzo e-mail

    Hai anche l’opzione di condividere il tuo documento con un indirizzo e-mail. In questo modo, un invito sarà inviato alla casella di posta di quella persona e aggiungerà il documento al suo account Google.

    Per fare questo, torna alla casella di condivisione.

    Per prima cosa, inserisci l’indirizzo e-mail della persona con cui vuoi condividere il tuo documento e seleziona un’opzione dal menu a tendina per modificare le sue autorizzazioni.

    In questo modo, se aggiungi una nota a questo invito, questa apparirà nell’invito via e-mail.

    3. Rendi il tuo documento modificabile da chiunque

    Vuoi concedere a chiunque il permesso di modificare il contenuto del tuo documento? Clicca su File > Condividi per ottenere il tuo link condivisibile.

    Poi, nel menu a tendina che appare, clicca su «Visualizzatore».

    Dopo di che, scegli Editor. In questo modo, chiunque abbia il link potrà modificare il documento.

    Creare e scrivere in Google Docs

    Quali caratteristiche di Google Docs aiuteranno te e il tuo team a creare documenti potenti, indipendentemente dalla tua posizione? Ecco alcune opzioni da provare.

    Lavorare offline

    Un vantaggio quando usi Google Docs è che puoi modificare, salvare e creare documenti attraverso il tuo browser, anche quando non sei connesso ad Internet. Questo può essere utile se hai bisogno di fare del lavoro mentre sei in viaggio. Le modifiche che fai saranno comunque salvate e saranno sincronizzate quando tornerai su Internet.

    Ma questa non è una funzione automatica. Pertanto, dovrai configurare le connessioni offline nel tuo account.

    Quindi, per farlo, visita la pagina iniziale di Google Docs e trova il pulsante del menu sul lato sinistro.

    Poi premi «Impostazioni».

    Una casella pop-up sarà visibile sullo schermo. Pertanto, per impostare la modifica off linea , cambia il pulsante Off linea su Abilitato. (Questo dovrebbe far diventare il pulsante blu invece che grigio)

    Il tuo browser si adatta alla modifica offline e vedrai la seguente icona quando modifichi il tuo documento senza internet.

    Voice Typing

    La tecnologia vocale è un’industria in crescita e Google è in prima linea in questa tendenza. Quindi puoi accelerare il tuo processo di scrittura utilizzando la digitazione vocale in Google Docs.

    Per utilizzare la funzione, inizia controllando le impostazioni del tuo dispositivo per assicurarti che il tuo microfono funzioni.

    Successivamente, vai a » Strumenti » > » Digitazione vocale «. Poi vedrai l’icona di un microfono.

    Clicca e inizia a parlare. Google convertirà le tue parole parlate in testo. Ricordati di cambiare la lingua con quella che usi.

    Applicazione Google Docs

    Con l’applicazione Google Docs, gli utenti possono continuare a modificare, condividere, collaborare in tempo reale, aggiungere immagini e creare contenuti tutto il tempo.

    L’applicazione gratuita funziona anche offline quando attivi questa impostazione – proprio come sul tuo PC – e salva automaticamente il tuo lavoro nel cloud. Per scaricare lo strumento sul tuo telefono Android, clicca qui. D’altra parte, per scaricare lo strumento sul tuo telefono iOS, basta cliccare qui.

    Formattare il tuo documento

    Google Docs ti permette di creare un documento che funziona per te e per il contenuto che stai creando. Quindi, che si tratti dell’orientamento della pagina, delle immagini o dei numeri di pagina, questi consigli ti aiuteranno a formattare il tuo documento nel modo che desideri.

    Cambiare i margini di pagina

    Se vuoi sfruttare al massimo lo spazio bianco nel tuo documento o formattare il tuo documento per la stampa, potrebbe essere necessario cambiare i margini.

    Prima di farlo, controlla che il righello sia visibile sopra il tuo documento.

    Vai semplicemente su «Visualizza» > «Mostra righello».

    Quindi ora vedrai un righello sotto la barra di formattazione nel tuo documento.

    Poi, per cambiare i tuoi margini di pagina, individua il piccolo pulsante blu sul lato sinistro del righello e fai scorrere il pulsante per cambiare il margine sinistro.

    Inoltre, per cambiare il tuo margine destro in Google Docs, ripeti questo processo usando il pulsante blu sul lato destro del tuo righello.

    Se hai bisogno di margini rigidi nel tuo documento, clicca su «File» > «Impostazione pagina».

    Vedrai la seguente finestra a comparsa, dove puoi cambiare i margini.

    Se hai bisogno degli stessi margini in tutti i documenti che crei, risparmia tempo e premi «Imposta come predefinito». Questo copierà automaticamente le tue impostazioni di margine per tutti i nuovi documenti.

    Cambiare l’orientamento della pagina in orizzontale

    Vuoi cambiare l’orientamento del tuo documento? Vai su «File» > «Impostazione pagina».

    Poi, seleziona «Ritratto» in Orientamento.

    Inoltre, se vuoi che tutti i tuoi documenti abbiano lo stesso orientamento, premi «Imposta come predefinito».

    Aggiungere una casella di testo

    Le caselle di testo sono una grande opzione se vuoi aggiungere un elemento visivo extra al tuo documento. In questo modo, ti permettono di posizionare testo aggiuntivo in qualsiasi punto della pagina senza cambiare il formato del documento esistente.

    In Google Docs, le caselle di testo sono classificate come disegni. Puoi inserirne uno cliccando su «Inserisci» > «Disegno».

    Questo aprirà la funzione. Successivamente, premi la casella di testo.

    Infine, trascina il cursore nello spazio di disegno per creare una casella che soddisfi le tue esigenze.

    Dopo che la tua casella è stata creata, è il momento di inserire il tuo testo.

    In questo modo, puoi cambiare il carattere, il colore e l’allineamento del testo nella tua casella usando la barra di navigazione nella finestra a comparsa.

    Sei soddisfatto della tua casella di testo? Salvalo e chiudilo per inserirlo nel tuo documento.

    Da qui in poi, tratta la tua casella di testo come un’immagine. Quindi, seleziona l’immagine per cambiare l’allineamento o sposta la casella intorno al documento per un posizionamento ottimale.

    Aggiungere i numeri di pagina

    I numeri di pagina rendono il tuo documento più facile da navigare e permettono una migliore organizzazione quando viene stampato.

    Aggiungi i numeri di pagina al tuo documento cliccando su «Inserisci» > «Intestazione e numero di pagina» > «Numero di pagina». Poi, scegli l’opzione migliore per te.

    Creare un rientro spostato

    I rientri spostati sono rientri che cambiano automaticamente il margine di un paragrafo senza interrompere il formato utilizzato altrove nella pagina.

    Ecco un esempio:

    Quindi per aggiungere un rientro offset in Google Docs, assicurati che il tuo righello sia visibile premendo «Visualizza» > «Mostra righello».

    Poi, torna al documento principale ed evidenzia il testo che vuoi formattare.

    Aggiungi un rientro offset posizionando il righello sopra il tuo documento e facendo scorrere le frecce blu secondo le tue specifiche.

    Fai scorrere la freccia sul lato sinistro per cambiare il rientro sinistro e la freccia sul lato destro per cambiare il rientro destro.

    Inserire un’immagine

    Per aggiungere un’immagine al tuo documento, posiziona semplicemente il tuo cursore dove vuoi inserire l’immagine.

    Scorri all’inizio della pagina e clicca su «Inserisci» > «Immagine».

    In questo modo, scegli la posizione dell’immagine – ci sono diverse opzioni che includono il tuo computer, il web, Google Drive o per URL.

    Seleziona la tua immagine, clicca «Apri» e voilà! La tua immagine dovrebbe apparire.

    Creare un riassunto

    Se stai scrivendo una presentazione o un white paper, un riassunto è un ottimo modo per mostrare ogni sezione che stai creando e il numero di pagina dove può essere trovato.

    Pertanto, puoi inserire un indice nel tuo documento Google assicurandoti che tutti i sottotitoli siano formattati con un tag di intestazione. Per farlo, evidenzia il sottotitolo e premi il tag appropriato nella barra di formattazione.

    Come regola generale, il tag Heading 1 dovrebbe essere il tuo titolo principale. I tag Heading 2 dovrebbero essere sottotitoli e i tag Heading 3 dovrebbero essere sezioni sotto un sottotitolo.

    Ora sei pronto per creare un indice. Tieni il cursore dove vuoi inserirlo e clicca su «Inserisci» > «Indice» per scegliere un’opzione in base alle tue preferenze.

    Modificare il tuo documento in Google Docs

    Google Docs offre diverse funzioni di modifica per assicurare che il tuo lavoro raggiunga il suo pieno potenziale.

    Tracciare le modifiche

    Se stai lavorando con qualcun altro sul tuo documento, puoi chiedergli di tracciare i tuoi cambiamenti e le tue modifiche. Questo ti mostrerà chi ha fatto le modifiche, quando le ha fatte e qual era il testo prima delle modifiche.

    Tu € puoi € seguire € le modifiche € in € Google € Docs € cambiando «Suggerimento» € in € angolo € in alto € destra € della pagina €.

    Poi, quando qualcuno modifica il tuo documento, qualsiasi cambiamento sarà visualizzato in un colore diverso, con una casella sul lato destro per mostrare il nome, l’immagine e i dettagli della modifica.

    In questo modo, puoi cercare le modifiche tracciate e accettarle o rifiutarle come necessario.

    Aggiungere commenti

    Con Google Docs, tu e la tua squadra potete lasciare dei commenti su qualsiasi documento da visualizzare. Questi sono spesso utilizzati come promemoria per tornare ad una sezione specifica, lasciare idee di recensioni più dettagliate o aggiungere URL di altri siti e immagini come riferimento.

    Per farlo, evidenzia la parola, la frase o il paragrafo che vuoi commentare e clicca sul pulsante «Commenta» (la casella di testo con il segno più all’interno).

    In questo modo, puoi scrivere un commento – o incollare un URL – nella casella dei commenti. Clicca su «Commenta» quando sei pronto a pubblicare il tuo box.

    Per modificare le informazioni nella casella, clicca sui tre punti a destra e seleziona «Modifica». In questo modo, puoi anche concatenare i commenti sotto il commento originale scrivendo nella casella Rispondi.

    Per sbarazzarti di una casella di commento, puoi cancellarla o risolverla. Clicca sui tre puntini a destra e seleziona «Elimina» per eliminare la casella. D’altra parte, puoi cliccare su «Risolvi» nell’angolo in alto a destra della casella quando il problema è risolto e non hai più bisogno del commento.

    Trovare il conteggio delle parole

    Anche se non è sempre facile raggiungere un conteggio delle parole obbligatorio, Google Docs lo rende semplice.

    Quando sei nel tuo documento, clicca su «Strumenti» > «Conteggio parole».

    Google mostrerà il numero totale di parole (insieme al numero totale di pagine, caratteri e caratteri esclusi gli spazi).

    Per contare le parole in una specifica frase, paragrafo o pagina, evidenzia il testo che vuoi includere e segui gli stessi passi come sopra.

    Controllo ortografico

    Non è raro che anche gli scrittori professionisti facciano un errore ortografico occasionale. Google Docs può aiutare tutti gli scrittori con questo dilemma.

    Esegui un controllo ortografico per individuare e correggere eventuali errori che ti sono sfuggiti. Quindi pensalo come il tuo correttore o editor personale.

    Per eseguire un controllo ortografico in Google Docs, clicca su «Strumenti» > Ortografia > «Controllo ortografico».

    In questo modo, Google Docs scansionerà il tuo intero documento alla ricerca di parole con errori ortografici e grammaticali. Avrai la possibilità di accettare o ignorare il suggerimento di Google.

    Inoltre, se ti accorgi che usi spesso una parola che Google non riconosce, aggiungila al tuo dizionario. Questo impedirà a Google Docs di evidenziare la parola nei futuri controlli ortografici.

    Fonte: Hubspot

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