Il drammatico afflusso di lavori remoti nel 2023 ha causato tonnellate di nuovi strumenti di collaborazione. Ma a volte, le funzioni più semplici, come la firma di documenti, sono quelle che possono sembrare più difficili da superare per le aziende. Questa è esattamente la funzione con cui il segno Zoho mira ad aiutare.
Lo strumento è stato effettivamente lanciato anni prima della pandemia. Ma l’anno passato ha portato a tonnellate di nuovi utenti-e quindi alcune nuove funzionalità per servirli in modo più efficace.
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Oltre alla semplice firma di documenti, il segno Zoho mira a fornire una piattaforma sicura che aiuti i team ad automatizzare determinate funzioni. E attraverso le sue numerose caratteristiche e integrazioni, può essere un grande risparmio per i team remoti e tradizionali. “Segno Zoho
Sign zoho
Originariamente lanciato a luglio 2017 per facilitare la firma e l’automazione dei documenti digitali. È disponibile su Web, app mobili e come applicazione desktop per dispositivi MAC. E come con molte piattaforme Zoho, si integra automaticamente con una varietà di altri strumenti nell’ecosistema di Zoho One.
Lo strumento funziona in più direzioni. Puoi firmare in digitale i documenti e le copie firmate via e-mail a dipendenti o clienti. Oppure puoi inviare documenti ad altri per richiedere firme o persino ottenere documenti firmati sul posto.
Sono disponibili più piani, che vanno da $ 20 al mese per un piano aziendale. Per i team che devono inviare e firmare molti documenti digitali, il piano aziendale è uno dei pochi nel settore che offre una firma del documento illimitata. Tuttavia, sono disponibili opzioni più convenienti per coloro che hanno meno esigenze di firma digitale.
Firme facili
Facilitare le firme digitali è la funzione più semplice del segno Zoho. Ecco come funziona. Se hai bisogno di una firma da qualcuno, carica semplicemente il documento e aggiungi le informazioni di contatto della persona. Zoho lo invierà loro, darà loro tutto ciò di cui hanno bisogno per firmare e aggiornarti quando è finito. Puoi anche inviare promemoria direttamente dalla dashboard.
All’altra estremità del processo, puoi anche usarlo per firmare i documenti da solo. Sulla tua dashboard, c’è una sezione di documenti in attesa della tua firma in modo da poterli rivedere e firmarli rapidamente. Per iniziare a firmare, basta inserire il tuo nome, ruolo ed e-mail. Puoi anche creare un profilo personale che includa la tua firma digitale per semplificare la firma. Quindi puoi anche visualizzare l’analisi sui documenti completati, nonché quelli che sono stati rifiutati o sono in corso.
Zoho Sign include anche alcune funzionalità avanzate come la possibilità di personalizzare documenti e richieste. Ad esempio, puoi aggiungere il tuo logo e creare modelli di documenti. E puoi persino creare processi di firma come approvazioni per documenti e firme.
Sicurezza
Alcuni dei documenti che devi firmare o che hanno firmato possono includere informazioni sensibili. Quindi è importante che il software di firma del documento abbia sufficienti funzionalità di sicurezza.
Il segno Zoho include la crittografia di livello militare e la tecnologia blockchain per proteggere i documenti e i flussi di lavoro. Puoi anche avere documenti e firme autenticati per garantire che i processi vengano seguiti. Lo strumento è conforme anche a leggi sulla firma elettronica come ESign ed Eidas.
Chandramouli Dorai, marketer del prodotto per Zoho Sign & Vault ha dichiarato in un’intervista telefonica con le tendenze delle piccole imprese, “molte piccole imprese non conoscono la differenza tra una firma elettronica e una firma digitale . Una firma elettronica è fondamentalmente solo un’immagine della tua firma aggiunta a un documento. È ancora legalmente valida, ma può essere facilmente forgiata. Una firma digitale non può essere manomessa, quindi fornisce più sicurezza. E il segno Zoho è una firma digitale Piattaforma.
Integrazioni
Il segno Zoho si integra con più di una dozzina di piattaforme nell’ecosistema Zoho e oltre per rendere le firme digitali ancora più semplici. All’interno di Strumenti Zoho come Zoho CRM, è possibile richiedere facilmente le firme dei documenti nella stessa dashboard. Questo può essere un potente sforzo di automazione e risparmio nel tempo per i team di vendita, onboarding o di servizio clienti.
Spiega Dorai, “Se ottieni un nuovo lead in arrivo in Zoho CRM, è possibile inviare automaticamente una NDA come parte del tuo normale flusso di lavoro senza lasciare l’applicazione originale.
Ma ci sono anche integrazioni con altre piattaforme come Microsoft Teams, Gmail e Zapier. Quindi, anche se tu o i membri del tuo team o clienti lavori da queste altre piattaforme, il completamento delle firme digitali dovrebbe essere relativamente semplice. “Aggiornamenti remoti di lavoro remoto
A partire da marzo 2023, il segno Zoho ha iniziato a vedere un grande picco in iscrizioni. In effetti, gli utenti sono aumentati di circa tre volte il tasso normale. E quell’era di consumo è cresciuta su scala globale, dall’Asia all’America Latina. Quindi uno dei primi aggiornamenti di Zoho prioritari è stato migliorare la capacità dello strumento di operare in tutto il mondo.
Dice Dorai, “per soddisfare questo nuovo pubblico, abbiamo iniziato a lanciare il cartello Zoho in più lingue regionali. Quindi ora l’intero processo di firma del documento è disponibile in 12 lingue. E abbiamo in programma di aumentare che a 24 lingue entro la fine del 2023.
Tuttavia, questo è stato solo uno dei tanti aggiornamenti che il segno Zoho ha aggiunto durante l’anno scorso per soddisfare questa nuova domanda. Altri includono:
- Rilascio delle nuove app MAC e iPad
- Aumentare i limiti di caricamento da 25 documenti a 40 contemporaneamente
- Aggiunta di più integrazioni all’interno dell’ecosistema Zoho
- Aggiunta di ulteriori integrazioni con strumenti di terze parti come Microsoft Teams
- Migliorare le piattaforme mobili
- Opzioni di backup cloud
- Consentendo la completa personalizzazione dei modelli di posta elettronica
Zoho lavora costantemente per migliorare la sua gamma completa di prodotti per soddisfare le esigenze delle aziende di oggi. L’anno passato è cambiato così tanto su come operano le aziende. E il segno Zoho fornisce una soluzione semplice ma sofisticata a un problema comune. Quindi, insieme alle sue integrazioni con altre piattaforme Zoho One, questo strumento ha e probabilmente continuerà a essere una parte importante del supporto delle operazioni remote.
