Microsoft Flow: sapere cos’è per cosa serve!

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    Microsoft Flow è uno strumento interessante che può aiutarti ad automatizzare compiti semplici e processi più complessi. Ma cosa fa esattamente e come puoi usarlo nel tuo business?

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    Office 365 ha così tante parti mobili, la maggior parte delle quali sono disponibili e marchiate separatamente. Individualmente, può essere abbastanza difficile sapere esattamente cosa fa cosa e come puoi utilizzare le singole app, strumenti e servizi. In questo modo, in questo articolo imparerai a conoscere Microsoft Flow. Dai un’occhiata:

    Cosa fa Microsoft Flow?

    Se sei il tipo di persona che segue le notizie dal mondo, probabilmente sei a conoscenza della spinta alla produttività personale che si è sviluppata per la maggior parte del millennio. Come tale, Flow è il tentativo di Microsoft di fornire il tipo di automazione per le notifiche, gli avvisi, la raccolta dei dati e la comunicazione che ti aiuterà a passare meno tempo sul «noioso» ma necessario lavoro amministrativo e più tempo sulle cose interessanti (e produttive).

    Pensa a Flow come IFTTT, ma con un’inclinazione verso l’ufficio, piuttosto che l’IoT o l’hardware.

    Flow ti permette di creare «flussi» (abbreviazione di «workflow») che sono basati su eventi «trigger». Per esempio, puoi creare un flusso che scarica regolarmente le risposte ad un sondaggio Microsoft Forms su Dropbox o invia un messaggio ad un canale Slack se una versione di Studio Visual va in crash.

    Chi può utilizzare lo strumento?

    Chiunque può utilizzare Flow e registrarsi per un account Microsoft gratuito. Anche le persone con un abbonamento a Office 365 possono utilizzare Flow, ma ottengono più o meno le stesse funzionalità delle persone con un account Microsoft gratuito.

    Flow viene anche fornito con le versioni commerciali di Office 365 e Dynamics 365, ma diversi livelli di abbonamento ottengono diverse versioni di Flow che corrispondono ad account gratuiti e a pagamento. È un po’ confuso, ma puoi controllare i dettagli sulla pagina dei prezzi di Microsoft.

    Inoltre, puoi anche pagare per un account Flow se hai intenzione di usare più di quanto l’account gratuito permette. Ci sono tre piani tariffari:

    • Flow Free: Il piano gratuito ti permette di creare flussi illimitati, ma ottieni solo 750 corse al mese e i controlli avvengono ogni 15 minuti;
    • Flow Plan 1: Questo piano costa €70.80 al mese. In questo modo ottieni 4.500 corse al mese e i controlli avvengono ogni tre minuti. Inoltre, ottieni anche alcuni connettori premium per servizi come MailChimp e Salesforce;
    • Flow Plan 2: questo piano costa 188,90 dollari al mese. In questo modo ottieni 15.000 corse al mese e i controlli avvengono ogni minuto. Inoltre, ottieni gli stessi connettori premium forniti da Flow Plan 1 e ottieni anche l’accesso alle impostazioni delle politiche dell’organizzazione e a vari flussi di processi aziendali.

    Puoi iscriverti per una prova gratuita di 90 giorni di uno dei piani a pagamento, che dovrebbe essere abbastanza lungo per scoprire se vale la pena spendere i soldi.

    Cosa posso fare con Flow?

    L’obiettivo di Flow è quello di eliminare il fastidio dei compiti che un computer potrebbe fare per te. Questo può essere semplice come ricevere un avviso via e-mail quando qualcuno modifica un file in Dropbox o complesso come un flusso di lavoro a più fasi con approvazioni, avvisi e notifiche che si basano su un’analisi Power BI dei dati in tempo reale.

    Puoi creare tre tipi principali di flusso:

    • Automatizzato: un flusso attivato automaticamente da un evento, come l’arrivo di un’e-mail o il cambiamento di un file;
    • Pulsante (Manuale): un flusso attivato manualmente da un pulsante che premi;
    • Programmato: un flusso eseguito ad un’ora stabilita, una volta, o come azione ricorrente.

    Gli utenti business su un piano a pagamento hanno anche accesso ai flussi dei processi aziendali, che guidano il personale attraverso le fasi di inserimento dei dati, con la possibilità di attivare altri flussi basati sui dati.

    Spesso è difficile pensare a come utilizzare questo tipo di strumento, quindi Microsoft ha fornito un gran numero di modelli tra cui puoi scegliere, alcuni dei quali progettati per situazioni specifiche (produttività, vendite, sviluppo software, ecc.) e il resto che utilizza connettori specifici. Un connettore è un collegamento tra Flow e un’altra applicazione.

    Ci sono connettori per un gran numero di applicazioni, incluse tutte le applicazioni Microsoft con un’interfaccia SAAS (incluso GitHub), insieme ai connettori per Slack, Dropbox, Gmail, MailChimp, Jira, Twitter, BaseCamp e dozzine di altre. Alcuni di questi sono disponibili solo per i clienti premium (cioè a pagamento), ma la maggior parte sono servizi aziendali come BitBucket e Salesforce di cui non avresti bisogno come utente personale. Inoltre, ci sono anche connettori per protocolli come FTP e RSS. In totale, ci sono connettori per 323 applicazioni e protocolli. Infine, puoi scriverne uno tuo se hai bisogno di un altro.

    Come posso utilizzare Flow per la mia azienda?

    Ci sono così tanti processi per cui puoi usare Flow, ma è difficile sapere da dove iniziare. A livello individuale, può essere qualcosa di relativamente semplice. Per esempio, un proprietario di contenuti potrebbe mantenere una pagina intranet che include una lista SharePoint di, diciamo, fornitori approvati in vari uffici.

    Puoi utilizzare Microsoft Flow in combinazione con un modulo per permettere agli amministratori dell’ufficio di presentare un nuovo fornitore approvato che si aggiunge automaticamente alla lista SharePoint, ma innesca anche un flusso di lavoro di approvazione che avvisa anche gli acquisti che potrebbero dover essere coinvolti in qualche modo.

    Inoltre, ci sono diverse altre idee che possono essere realizzate con Flow, tra cui:

    • Garantire la governance dei contenuti nelle intranet e nelle librerie di policy per ricordare ai proprietari dei contenuti e agli autori di rivedere le pagine e i file in modo che siano aggiornati;
    • Registrare le chiamate di supporto in un helpdesk e permettere agli utenti di monitorare i progressi e ricevere notifiche;
    • Utilizzare i moduli per semplificare le richieste e le approvazioni e poi aggregare le notifiche in un posto utile per gli utenti;
    • Archivia documenti, dati e persino siti web nel tuo posto di lavoro digitale per allinearti con la tua struttura di governance e le relative politiche;
    • Una vasta gamma di funzionalità di automazione delle vendite e del marketing, incluso l’invio di email di marketing di follow-up basate sulle azioni dei clienti per aggiornare il tuo sistema CRM;
    • Monitoraggio esterno dei social media su più canali.

    Inoltre, Flow può anche essere parte delle tue applicazioni aziendali personalizzate e persino dei sistemi aziendali basati su Office 365. Per esempio, alcune persone usano Flow come parte delle applicazioni che creano per i clienti.

    Flow è meglio di IFTTT?

    La risposta dipende da cosa ti serve da loro. Flow è più orientato all’impresa e al software. D’altra parte, IFTTT è più focalizzato sull’utente e sull’IoT. Quindi se vuoi che le tue luci si accendano in risposta ad un messaggio di Slack, IFTTT è la tua migliore scelta. Se vuoi che una lista SharePoint si aggiorni ogni volta che qualcuno risponde ad un sondaggio che hai creato, Flow è la scelta migliore. Entrambi sono bravi in quello che fanno e per alcuni compiti, puoi usare felicemente entrambi.

    FAQ

    Flow è il tentativo di Microsoft di fornire il tipo di automazione per le notifiche, gli avvisi, la raccolta dei dati e la comunicazione che ti aiuterà a passare meno tempo sul «noioso» ma necessario lavoro amministrativo e più tempo sulle cose interessanti (e produttive).

    1. Per prima cosa, accedi a Power Automate;2. Poi, seleziona la scheda I miei flussi;3. Ora, seleziona «Crea» da zero;4. Infine, seleziona il pulsante «Crea» da un modello vuoto.

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